Phân tích dữ liệu (Phần 2) - Ứng dụng báo cáo quản trị thông minh (BI) trong hoạt động quản trị, điều hành

Ngày đăng : 30/06/2024

Báo cáo quản trị thông minh (BI)
Khai thác sức mạnh dữ liệu là một trong những trụ cột quan trọng trong hành trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp chưa khai thác sức mạnh dữ liệu để tạo ra những lợi thế cạnh tranh, phát triển kinh doanh. 
Theo Forester Consulting năm 2022, có đến 73% doanh nghiệp Việt Nam cho rằng dữ liệu là “mạch máu” của công ty, 18% trong số này sử dụng dữ liệu xuyên suốt cho các hoạt động, 91% doanh nghiệp vẫn chưa phát triển đủ công nghệ, quy trình, kỹ năng về dữ liệu.
Là một trong những nội dung trọng tâm trong kế hoạch chuyển đổi số giai đoạn 2021-2025, bên cạnh việc thúc đẩy văn hóa dữ liệu (Data Culture), Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) đã khai thác, đẩy nhanh ứng dụng báo cáo quản trị thông minh BI (Business Intelligence) vào thực tế sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
Báo cáo BI là một xu hướng mới, hiện đại với nhiều ưu điểm vượt trội so với cách làm thông thường. Bằng các giải pháp công nghệ, các dữ liệu thô từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau được xử lý, lọc và liên kết lại với nhau thành những con số “biết nói” về quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Dựa vào đó, các phòng ban nghiệp vụ có thể dễ dàng xây dựng các biểu đồ trực quan, sinh động theo nhu cầu phân tích; đồng thời chủ động theo dõi giám sát các chỉ tiêu mà không phụ thuộc vào bộ phận công nghệ thông tin như trước đây. Quá trình dữ liệu cập nhật tự động theo thời điểm cấu hình giúp người dùng rút ngắn thời gian phân tích, đối chiếu dữ liệu, nâng cao độ chính xác.
Một số lợi ích của ứng dụng Báo cáo BI có thể kể đến là:
- Tính chính xác và nhất quán của thông tin báo cáo: toàn bộ dữ liệu đã được trích lọc, làm sạch và làm giàu trong CSDL tập trung, đảm bảo là nơi lưu trữ duy nhất và chính xác tất cả các dữ liệu trong Tổng công ty, phục vụ cho mọi yêu cầu khai thác thông tin của người dùng.
- Tính bảo mật, an toàn dữ liệu: các báo cáo được phân quyền tới từng người dùng, chỉ những người sử dụng có thẩm quyền mới được phép truy cập các dữ liệu mang tính bảo mật cao.
- Đáp ứng yêu cầu khai thác thông tin nhanh chóng, kịp thời: việc xây dựng các báo cáo tĩnh, báo cáo động và các báo cáo ad-hoc sẽ được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng trên các Data marts. Thậm chí, người sử dụng có thể tự tạo các báo cáo mình mong muốn dễ dàng bằng cách kéo thả các trường dữ liệu được cung cấp sẵn, không phụ thuộc quá nhiều vào nguồn lực chuyên trách CNTT để đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu khai thác thông tin phục vụ yêu cầu kinh doanh và quản trị.
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác: dựa trên các báo cáo và phân tích của BI, người quản lý có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy hơn. Thông qua việc sử dụng báo cáo BI, những quyết định dựa trên cảm tính và kinh nghiệm cá nhân có thể được thay thế bằng những quyết định dựa trên dữ liệu được phân tích một cách khoa học. Điều này đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của quyết định doanh nghiệp.
- Theo dõi và dự đoán xu hướng: báo cáo BI cho phép người quản lý theo dõi và dự đoán xu hướng phát triển của doanh nghiệp. Thông qua việc phân tích dữ liệu lịch sử và sử dụng các công cụ dự đoán, BI giúp dự báo về sự thay đổi của các chỉ số hoạt động của EVNHCMC. Nhờ đó, EVNHCMC có thể định hướng chiến lược và phát triển bền vững dựa trên những dự đoán khoa học.
Thực tiễn triển khai BI tại EVNHCMC

Sử dụng các công cụ giải pháp công nghệ BI và chuyên môn nghiệp vụ để phân tích dữ liệu, phân tích đa chiều và phân tích dự báo, từ đó, dữ liệu được biến đổi thành thông tin hữu ích. Quá trình này giúp xác định mối quan hệ và xu hướng trong dữ liệu, giúp hiểu rõ hơn về các hoạt động và góc nhìn đa chiều của EVNHCMC.
Xây dựng báo cáo và trực quan hóa dữ liệu 
Sau khi phân tích dữ liệu, quá trình xây dựng báo cáo và trực quan hóa dữ liệu bắt đầu. Các công cụ như bảng điều khiển (dashboard), biểu đồ đường thời gian được sử dụng để hiển thị dữ liệu theo thời gian thực, cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hiện tại của toàn Tổng công ty. 
Đến hiện tại, trên 43 biểu mẫu báo cáo phục giao ban điều hành sản xuất kinh doanh đã được quản lý, theo dõi trực tuyến. Các chỉ tiêu quan trọng cần được thường xuyên theo dõi, đánh giá như sản lượng điện thương phẩm, tỷ lệ tổn thất điện năng, tổn thất điện năng trạm biến áp công cộng, độ tin cậy cung cấp điện, sự cố lưới điện trung áp, doanh thu, … đã được ứng dụng BI để trực quan hóa số liệu.
 

Bên cạnh các báo cáo phục vụ điều hành, EVNHCMC cũng đã triển khai trên 96 biểu mẫu báo cáo phân tích chuyên sâu cho các mảng nghiệp vụ (Kế hoạch, Kỹ thuật, Kinh doanh, Quản trị nội bộ, …).
Chẳng hạn, đối với chỉ tiêu tổn thất điện năng trạm biến áp công cộng, trước đây, người dùng phải xuất dữ liệu từ hệ thống thông tin quản lý khách hàng, tổng hợp dưới dạng file excel để lấy số liệu tổn thất của hơn 20.000 trạm biến áp, sau đó sử dụng công thức để tính toán số lượng trạm có tổn thất cao (trên 5%), lọc theo thời gian tính toán. Bằng các thao tác đơn giản với BI, bảng số liệu phức tạp được chuyển đổi thành những biểu đồ trực quan, sống động hiển thị qua các Dashboard, với dữ liệu được đồng bộ, cập nhật 30 phút/lần. Các bước thủ công lặp đi lặp lại, mất thời gian để tính toán, tổng hợp được tóm gọn trong vài cú click chuột với độ chính xác cao. Nhìn vào Dashboard, người dùng dễ dàng nhìn thấy số lượng các trạm biến áp công cộng có tổn thất cao trên 5% trong toàn Tổng công ty, chi tiết hơn, khi nhấn chọn vào các trạm biến áp, có thể biết được số lượng khách hàng được cấp điện tại trạm và những thông số khác liên quan.
 

Với khả năng xử lý dữ liệu phức tạp, từ nhiều nguồn dữ liệu, báo cáo BI có thể tạo nên một bước tiến trong việc phân tích dữ liệu. 
Trên cơ sở những lợi ích rõ rệt mà ứng dụng báo cáo BI mang lại, giai đoạn tới, EVNHCMC sẽ tiếp tục sử dụng BI để phân tích sâu hơn các lĩnh vực công tác như quản lý vật tư thiết bị, các thông số quản lý vận hành, kinh doanh dịch vụ khách hàng… để theo dõi xu hướng, dự đoán sự thay đổi trong hoạt động và xây dựng định hướng chiến lược phù hợp với từng thời điểm của EVNHCMC, giúp thích ứng nhanh với môi trường kinh doanh đang biến đổi liên tục, tạo ra thế cạnh tranh cho đơn vị.